Каждый начальник отдела продаж за определенный период отчитывается перед своим непосредственным руководителем. И у него есть простые показатели: если объем увеличивается, значит, отдел продаж работает хорошо. Если нет – есть повод для сомнений в его профессионализме. А как же сезонность, взлеты и падения? Каким образом предусмотреть все колебания рынка, его подъемы и спуски?
Простые правила
Начальник отдела для повышения эффективности работы должен иметь в своем арсенале такой простой инструмент, как прогноз продаж.
Главное, чтобы прогноз был грамотно составлен.
Пусть все предварительные переговоры, которые ведут (или планируют провести в краткосрочной перспективе) менеджеры отдела продаж фиксируются в конкретных цифрах.
Когда менеджер по продажам собирается на встречу с потенциальным клиентом, задайте ему простой вопрос: что ты хочешь получить в результате? Не допускайте размытого ответа: хочу, чтобы фирма Х закупила у нас товар. Ответ должен быть абсолютно конкретным. Пусть менеджер скажет: я хочу, чтобы фирма Х в этом квартале закупила у нас товара на общую сумму 24 тыс. $.
Конечно, если встреча с потенциальным клиентом планируется в январе, когда, мягко выражаясь, не все преодолели последствия затяжного новогоднего празднования, наивно думать, что контракт будет заключен 20 числа того же месяца, и в январе же состоится продажа. В любом случае клиенту понадобится какое-то время на раскачку, на обдумывание именно вашего предложения, на сравнение его с предложениями конкурентов. И только потом он, возможно, примет решение. Важно только поддерживать с ним постоянный контакт, если, конечно, вы хотите, чтобы ваша продажа состоялась.
Кроме того, желательно трезво оценить вероятность совершения сделки. В отчетной документации каждой продаже можно присвоить определенную категорию, а к каждой категории привязать коэффициент. Например, все ожидаемые продажи описываем следующими терминами (они весьма условны, можно придумать и свои):
- «железные» - сделка состоится в этом месяце, даже если луна упадет на землю. Применяемый коэффициент – 1;
- «возможные» - то ли состоятся, то ли нет. Как карты лягут. А потому – коэффициент будем применять 0,5, так как уверены ровно наполовину, что когда-нибудь эта продажа состоится, и мы увидим на расчетном счету поступившие деньги;
- «нереальные» - вот такая продажа может произойти как раз таки в момент падения на землю луны, либо если ваш продажник овладеет в совершенстве всеми навыками НЛП, премудростями Вуду или какой-нибудь эффективной магической технологией. А потому коэффициент применяем – 0,1.
Вот и все. Эти нехитрые данные составят прогноз продаж на текущий месяц. Примерно по такой же схеме можно выстроить и прогноз на краткосрочную перспективу. Важно только постоянно получать исходные данные от сотрудников. Вот здесь очень важно учитывать и промежуточные итоги. На еженедельной планерке (если у вас ее нет – введите обязательно), обсуждаются не только планы на будущее, а каждый менеджер по продажам отчитывается перед начальством в том, что было сделано за прошедший временной отрезок. И не просто отчитывается, а предъявляет руководителю реальные цифры, вбивая в собственный отчет откорректированные суммы ожидаемых и уже совершенных продаж.
Технология внедрения
Как заставить сотрудников не забывать корректировать цифры? Можно личным примером, но лучше всего введением жестких дисциплинарных мер. Разработайте простую и понятную форму, обязав сотрудников заполнять ее при любом изменении ситуации. Нужно раз и навсегда ввести в отделе жесткие, обязательные для всех стандарты. В противном случае о получении какого-то вменяемого прогноза продаж говорить не приходится. Каждому менеджеру по продажам придется объяснить (и, вероятно, не один раз), что отчет, цифры в котором не меняются от планерки к планерке, говорит о слабой эффективности работы. Проще говоря: если цифры у менеджера по продажам застыли, как Сфинкс у пирамид, можете не сомневаться – этот человек просто не работал. Нет, возможно, он и ездил на встречу с клиентом, и даже не с одним, но занимался на ней чем угодно, только не продажами.
Прогноз – первый шаг к результату
Любой прогноз прогнозом и остается. Он не является прямым руководством к действию. Но задает некую систему координат, позволяя определиться, куда нужно двигаться от исходной точки. Существует ли методика определения оптимального прогноза продаж? В описанном случае прогноз отдела продаж не высосан из пальца. Он основан на реальном положении дел, которое отражает перспективы совершения той или иной сделки. Поэтому можно, скорее, говорить не об оптимальности прогноза, а о его правильности, если цифры, предоставленные менеджерами отдела продаж верны. А заниматься обработкой информации и делать выводы – одна из обязанностей начальника отдела продаж. А результат грамотного составления прогноза продаж – возможность эффективно контролировать работу собственного отдела.
